4 idées reçues sur le serveur vocal interactif

Connaissez-vous vraiment le serveur vocal interactif ? Utilisé par de nombreuses entreprises en France et à l’étranger, il permet la gestion des appels entrants de manière automatisée. Cependant, certains professionnels restent sceptiques quant à ses bénéfices.

Entre préjugés et fake news, on vous donne aujourd’hui les réponses aux idées reçues qui circulent.

La mise en place et l’utilisation d’un SVI sont complexes

Si il vous fallait autrefois connecter vos postes avec des câbles, le serveur vocal interactif s’est modernisé et vous permet dorénavant de profiter d’une solution simple et entièrement dématérialisée !

Grâce au Cloud, l’installation d’un SVI est extrêmement rapide. Quelques minutes suffisent pour paramétrer votre solution : ajouter une musique d’attente, configurer des horaires d’ouverture… En clair, les serveurs vocaux interactifs d’aujourd’hui ne requièrent aucune connaissance technique ni intervention physique dans vos locaux.

Concernant l’utilisation quotidienne de cet outil, encore une fois, rien de plus simple ! Le paramétrage ainsi que les données relatives à vos appels sont accessibles via votre compte, auquel vous pouvez accéder depuis n’importe quel navigateur web. Vous pouvez ainsi modifier facilement et instantanément votre musique d’attente, ou encore paramétrer à la dernière minute un horaire exceptionnel de fermeture.

Un outil aux fonctionnalités simples et peu innovantes

Le serveur vocal interactif d’aujourd’hui remplit toutes les fonctions classiques qu’on attend de lui : routage des appels, diffusion d’un message d’accueil… L’avantage est qu’il permet en plus l’accès à des fonctionnalités innovantes, lesquelles contribuent à moderniser votre accueil téléphonique.

Grâce au serveur vocal interactif, vous pouvez notamment :

• Proposer à vos appelants d’énoncer les raisons de leur appel grâce à la reconnaissance vocale ;
• enregistrer les conversations pour détecter des mots clés et améliorer les performances de vos équipes ;
• router les appels en fonction des données clients (langue parlée, numéro appelant…) ;
• consulter vos données d’appels grâce à des rapports détaillés et accessibles sur le web ;
• etc.

Les fonctionnalités d’un serveur vocal interactif sont multiples et permettent à votre entreprise de continuellement réinventer son accueil téléphonique. Avec un tel outil, vous vous assurez d’une relation client à la pointe de la modernité, de quoi vous convertir en un acteur compétitif du marché.

Utiliser un SVI porte préjudice à l’image de mon entreprise

Vous êtes une entreprise qui a à cœur de converser avec ses clients et vous avez peur que l’utilisation d’un tel outil détériore votre image de marque ? On répond à vos inquiétudes.

Vous perdez parfois des appels parce que vous agents sont absents ou encore parce que votre réseau téléphonique a sauté ? Malgré vos imprévus, pour vos clients, le mot d’ordre est : réactivité .

Le serveur vocal interactif est la solution idéale qui vous permet de rester joignable 24h/24 :

• Tous les appels sont décrochés, même en dehors des horaires d’ouverture. L’appelant est donc certain de voir son appel pris en considération.
• Les appels peuvent être pris en charge depuis un portable ou encore un ordinateur personnel. Ainsi, qu’ils soient en déplacement ou en télétravail, vous n’avez plus à vous soucier de la disponibilité de vos agents.
• En cas de panne de courant dans vos locaux, pas d’inquiétude ! S’il est hébergé dans le Cloud, le SVI fonctionne sur Internet.

En clair, la mise en place d’un serveur vocal interactif permet de garantir à vos client la prise en charge quasi immédiate de leurs appels. En réduisant leur temps d’attente, vous améliorerez significativement leur satisfaction et ainsi, l’image de votre entreprise.

Mettre en place un SVI signifie se séparer de certains collaborateurs

Le serveur vocal interactif contribue-t-il à supprimer des emplois ? Il est tout à fait légitime, en tant qu’entreprise soucieuse du bien-être de vos employés, de vous interroger à ce sujet.

On vous rassure, bien qu’étant un outil intelligent et aux multiples fonctionnalités, le SVI n’a pas pour vocation de remplacer les compétences de vos agents. Les clients veulent parler à vos collaborateurs et continuent de préférer les échanges humains. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’ils préfèrent vous contacter par téléphone.

Vous devez plutôt considérer le serveur vocal interactif comme un support précieux pour vos équipes en charge de la gestion des appels :

• Vos agents n’ont plus à se soucier du transfert des appels et se concentrent sur les appels pour lesquels ils sont compétents.
• Certains appelants vous contactent parfois pour des demandes simples auxquelles le serveur vocal interactif peut répondre grâce à un message d’annonce (horaires d’ouverture, spécificités Covid…). De cette manière, vous permettez à vos agents de se concentrer sur des demandes à plus haute valeur ajoutée.

Le serveur vocal interactif n’est donc pas à considérer comme une menace pour votre équipe mais plutôt comme un outil collaboratif pour vos agents. En se concentrant sur des opportunités commerciales à forte valeur ajoutée, vous ferez gagner un temps considérable à vos équipes et améliorerez ainsi les performances de votre entreprise.

***

Sa simplicité d’utilisation, ses fonctionnalités et ses bénéfices permettent aujourd’hui au serveur vocal interactif de s’inscrire comme un outil essentiel dans la gestion de la relation client. A l’ère où vos clients sont de plus en plus exigeants, la mise en place d’un SVI vous garantit un service client performant et de qualité.