Placer les horaires d’ouverture au début de votre serveur vocal permet d’adapter immédiatement l’accueil téléphonique à la disponibilité de votre entreprise. Les appelants sont dirigés vers le parcours approprié dès les premières secondes, sans devoir parcourir tout le menu avant d’apprendre que le service est fermé.
- Positionnez le calendrier au début de votre application vocale pour vérifier immédiatement si l’entreprise est ouverte ou fermée.
- Diffusez un message d’accueil et un menu vocal lorsque les équipes sont disponibles.
- En dehors des horaires d’ouverture, informez directement les appelants de la fermeture du service.
- Proposez aux appelants de rappeler ultérieurement ou de laisser un message vocal transmis automatiquement par e-mail.
- Configurez les horaires hebdomadaires, les fermetures exceptionnelles et le fuseau horaire depuis l’interface Voice Publisher.
- Réduisez les attentes inutiles et améliorez l’expérience des appelants en les dirigeant vers le bon parcours dès le début de l’appel.
Combien de fois avez-vous dû parcourir l’arborescence complète d’un serveur vocal avant d’apprendre que le service que vous souhaitiez joindre était fermé ? Bien trop souvent !
Les horaires d’ouverture en début d’application vocale
Afin de rendre l’appel plus agréable, Dexem recommande à ses clients de placer un aiguillage sur calendrier au tout début de l’application vocale. Ainsi, dès les premières secondes, les appelants seront automatiquement dirigés vers les annonces adéquates en fonction de vos horaires d’ouverture et jours de fermeture exceptionnelle.
Prenons un exemple pour illustrer de façon concrète cette astuce très pratique pour vos appelants. Votre entreprise est ouverte du lundi au vendredi de 8h à 12h30 et de 14h à 19h.
Si un client appelle à 11h30, il sera accueilli par un message d’accueil spécifique suivi d’un menu DTMF. Il choisira ensuite le service qu’il souhaite joindre et sera automatiquement mis en relation avec lui.
Dans le cas où ce même client appelle en dehors des horaires d’ouverture, il sera également accueilli par un message. Puis il sera invité à rappeler plus tard ou à laisser un message vocal, qui sera envoyé automatiquement en pièce jointe par email à l’adresse que vous aurez configuré préalablement.
Le paramétrage des calendriers
Dans l’interface Web d’administration de VoicePublisher, vous pouvez facilement éditer vos calendriers via l’onglet Calendriers.
Dans un premier temps, éditez les critères d’aiguillages. Vous pouvez ainsi définir les horaires d’ouverture hebdomadaire (0,1 ou 2 plages pour chaque jour) du service. Puis, vous pourrez également éditer les plages de fermeture (jours de fermeture exceptionnelle par exemple). Enfin, il vous sera proposé de choisir le fuseau horaire de référence pour l’application des plages horaires que vous aurez préalablement définies.
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Cette bonne pratique permet d’éviter une attente trop longue à l’appelant en lui proposant dès les premières secondes l’arborescence qui convient via deux sorties possibles (ouvert/fermé).
