Comment anticiper le départ en congé de vos commerciaux ?

Que votre entreprise soit fermée pour congé annuel à certaines périodes de l’année, comme les fêtes de Noël ou les vacances d’été, ou que vos équipes commerciales soient en congés, vos clients eux sont toujours actifs et ont besoin de vos produits ou services !

On le sait, ce sont principalement vos commerciaux qui sont en relation avec vos clients, alors lorsqu’ils sont en congés, cela signifie que vous allez perdre des clients ? Cela est impensable !

Mais alors comment réussir à gérer les départs en congés de vos équipes commerciales ? Comment assurer la productivité et la continuité de votre entreprise ? Découvrez dans cet article quelques conseils à adopter pour anticiper et gérer au mieux le départ en congé de vos commerciaux.

Planification des congés

L’organisation et la planification des congés de vos équipes sont inévitables ! Et quoi de mieux qu’un calendrier annuel pour prévoir et organiser les départs en congé de vos commerciaux ?

Cette planification vous permettra d’éviter les doublons et les départs simultanés, d’avoir du recul sur les demandes de congés de chacun de vos agents et donc de mieux planifier et échelonner les départs. Ainsi, vous limitez les impacts négatifs sur la productivité de vos agents, sur l’activité de votre entreprise et surtout sur le suivi de vos clients !

En outre, pour que tout le monde puisse s’organiser au sein de votre entreprise, il est nécessaire d’anticiper la planification des congés suffisamment à l’avance. Grâce à cette programmation, vous avez du recul sur les départs et retours de congés, et surtout vous pouvez prévoir en amont les périodes de transmissions avant et après congés. Ainsi, vos agents qui restent en poste ont toutes les informations importantes pour assurer la continuité de l’activité, tout en organisant leurs journées de travail en conséquence.

Communication en interne et en externe

Une fois le planning mis en place, il est important de communiquer en interne et en externe sur les départs prévus de vos équipes commerciales.

Pour la communication externe, il s’agit d’informer les clients du départ en congé de vos commerciaux. Pour ce faire, il vous faudra lui communiquer le nom d’un de vos commerciaux « de backup », qui est disponible, afin que votre client puisse rester en contact et s’adresser à lui, pour toutes demandes durant cette période. Ainsi, vos clients seront satisfaits et vous vous serez toujours disponibles pour eux, ce qui permettra à votre entreprise de continuer son activité sans limites !

Pour la communication en interne, qui est tout aussi importante, il s’agit d’informer tous les agents de votre équipe commerciale des départs en congé de certains d’entre eux. Il est crucial de les informer, puisque ce sont eux qui prennent la relève et le suivi client des commerciaux qui partent en congés. C’est pourquoi, avant le départ d’un de vos agents, il faudra donner aux agents qui restent en poste : les informations nécessaires au suivi client, comme les données clients et les démarches en cours. Ainsi, grâce à cet échange en interne, vos commerciaux sur le terrain seront informés et prêts à assurer le suivi client.

Pour faciliter la communication interne, l’utilisation d’outils comme Slack, permettra à vos équipes commerciales de communiquer entre elles et de créer de la cohésion entre vos agents, tout en assurant la productivité de votre entreprise.

Utilisation d’outils

Quoi de mieux que d’utiliser des outils pour faciliter l’organisation des équipes et gagner du temps !

Des outils de gestion, comme Trello ou Asana, vont vous permettre de visualiser les départs de chacun des agents, d’organiser vos équipes et donc d’être toujours disponible et à l’écoute de vos clients.

Cet outil, la bible du commercial, que vous connaissez si bien, le CRM, est indispensable pour vos équipes commerciales ! C’est pourquoi, il faut que ce CRM soit accessible à chacun de vos commerciaux pour qu’ils aient toutes les données clients (numéro, entreprise, informations personnelles, achats passés, etc.), au même endroit.

Enfin, les commerciaux passent de nombreux appels pour contacter vos clients et prospects. Cependant, ce n’est pas toujours facile pour vos équipes commerciales de répondre à tous les appels, s’ils sont déjà en relation avec d’autres clients par exemple. C’est pourquoi, avec une solution de téléphonie cloud, vous pouvez récolter toutes les données d’appels entrants tel que : le numéro d’appel, le nom du contact, l’heure et la date d’appel. Vous pouvez également savoir si l’appel a été décroché ou non, si le client a laissé un message vocal, et y ajouter quelques informations si besoin. Et toutes ces données d’appels sont automatiquement intégrées dans le CRM ! C’est donc un réel avantage pour vos équipes commerciales, qui passent de nombreux appels chaque jour.

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En adoptant cette démarche pro-active, d’anticipation des congés de vos commerciaux, vous continuez d’assurer le suivi et la satisfaction de vos clients, tout en limitant les perturbations, que ce soit pour vos agents ou vos clients !

Même si l’on souhaite toujours rester compétitif, il est important de prendre soin de ses équipes ! D’autant plus que depuis la crise sanitaire du Covid-19, le taux de burn-out et de dépression a augmenté. Aujourd’hui, encore plus, le bien-être au travail est très important, et cela passe aussi par les congés, le temps libre pour les loisirs ou la vie de famille par exemple. C’est pourquoi, vos équipes et vos commerciaux, une fois revenus de congés, seront reposés, donc plus performants et plus motivés sur le long terme.

N’oubliez pas, la clé du succès pour satisfaire vos clients, tout comme vos équipes commerciales, passe par la planification, l’organisation et la communication entre les équipes !

D’ailleurs, est-ce qu’une check-list des points à préparer et vérifier avant un départ en congés vous intéresserait ?