Cet acronyme un peu barbare fait pourtant référence à une technologie de plus en plus prisée par des entreprises de toute taille. UC pour Unified Communications ou Communications Unifiées, et « as a Service » abrégé en -aaS. UCaaS est donc l’acronyme qui désigne des systèmes de communication mis en place via le Cloud plutôt que matériellement sur site.
Depuis leur première apparition autour de 2010, les solutions UCaaS voient leur popularité augmenter auprès des entreprises, qui les jugent plus efficaces et moins coûteuses à mettre en place. Si vous n’en avez encore jamais entendu parler, en quoi consistent exactement les UCaaS, et quels pourraient être les bénéfices pour votre entreprise à envisager la mise en place d’une telle solution ?
Que comprend-on par UCaaS ?
Maintenant qu’on a la définition théorique, il est important de noter que deux solutions UCaaS ne présenteront pas nécessairement les mêmes fonctionnalités. Si l’objectif reste à chaque fois de centraliser et de fluidifier les communications dans une entreprise (internes aussi bien qu’externes, avec les clients, fournisseurs, …), il y a de nombreuses façons d’y parvenir. Ainsi, parmi les fonctionnalités proposées par des éditeurs de solutions UCaaS, on peut notamment retrouver :
- Le système de téléphonie (serveur vocal interactif, centre de contact, routage et qualification des appels, …)
- Le chat instantané
- Les réunions, la visio-conférence
- La gestion du statut de présence
- Le suivi des projets en cours
- Le partage de médias et de documents en ligne
Pour une entreprise qui choisit de mettre en place une solution UCaaS, il s’agit en fait de confier la gestion de toute son infrastructure de communication à un prestataire tiers, sur un ou plusieurs des aspects cités ci-dessus. Grâce au Cloud, les solutions UCaaS s’affranchissent des limites des bureaux physiques de l’entreprise, et assurent leurs services de n’importe où, tant qu’un accès à Internet est disponible.
Quels avantages à opter pour un système UCaaS ?
En tant que solution Cloud-based, l’UCaaS n’est pas dépendant d’une infrastructure matérielle installée sur le site d’une entreprise. Nomade, il peut être utilisé depuis un ordinateur portable ou même un téléphone mobile. Avec la démocratisation du télétravail et la digitalisation progressive des entreprises, même parmi les employés n’ayant pas forcément besoin d’un bureau au sens classique du terme, il est important de pouvoir garder contact à tout moment avec ses clients. Et comme pour les consommateurs particuliers, les entreprises se reposent de plus en plus sur l’instantané dans la transmission de l’information.
C’est également moins coûteux de mettre en place une solution UCaaS qu’un système de communications complet en local. Les coûts sont le plus souvent sous forme d’abonnement par fonctionnalité ou par utilisateur, et sur le long terme, la maintenance est bien plus flexible. De plus, ce sont des spécialistes de ces thématiques qui s’en chargent, et vos équipes techniques peuvent se concentrer sur des sujets ayant pour but de développer l’activité.
Sans compter que les possibilités du Cloud rendent les solutions UCaaS plus flexibles en termes d’évolution, afin de s’adapter constamment aux besoins du marché ou des utilisateurs. Une entreprise en pleine croissance souhaite doubler ses effectifs sur une année ? Il suffirait d’ajouter autant de nouveaux utilisateurs au moment où les nouveaux salariés rejoindront l’équipe. Vous aviez déjà une solution de chat interne au moment d’avoir opté pour un système de communications unifiées, mais au bout d’un certain temps, vous souhaitez passer sur la solution de chat proposée par l’éditeur de votre solution centralisée ? Aucun problème non plus pour configurer cette fonctionnalité à posteriori.
UCaaS vs CPaaS : quelles différences ?
CPaaS, encore un acronyme à rallonge ! Cette fois, il désigne des solutions de Communication Platforms as a Service. Les UCaaS et CPaaS partagent la même finalité : mettre en place un système de communication dans le Cloud. Mais par rapport aux UCaaS, les CPaaS ne disposent pas d’interface propre et impliquent d’être intégrés avec les outils déjà utilisés par l’entreprise. Cela se matérialise par exemple par la possibilité de passer des appels téléphoniques directement depuis le CRM.
Si votre entreprise souhaite bénéficier des avantages d’un UCaaS tout en utilisant ses fonctionnalités depuis vos outils et solutions actuels, le CPaaS est sans doute la meilleure solution. Cela implique cependant de pouvoir intégrer parfaitement tout l’écosystème logiciel de votre entreprise, là où l’UCaaS vient simplement le compléter mais oblige à l’utilisation d’une nouvelle solution.
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Plus efficaces, productifs, modernes, … C’est ainsi qu’on décrit les systèmes de communications unifiées qui donnent aux entreprises les clés pour s’adapter aux besoins actuels d’échanges intuitifs et immédiats. Et les résultats sont là : temps de réponse plus rapide, accès instantané à l’information, facilité d’adaptation dans le contexte de différentes équipes, … Il y a fort à parier qu’on entendra encore longtemps parler des communications unifiées !
