Résumé par IA
On vous explique pourquoi le message d’accueil téléphonique est un élément clé de l’expérience client et de l’image de marque des entreprises. On y détaille les différents types de messages existants (pré-décroché, attente, occupation, messagerie vocale), les bonnes pratiques pour concevoir un accueil efficace – identité sonore, clarté des informations, qualité audio – ainsi que des exemples concrets et prêts à l’emploi. Enfin, on vous présente les principales solutions pour enregistrer vos messages d’accueil, afin de vous aider à proposer une expérience téléphonique professionnelle, fluide et engageante.
Anna vous partage l’essentiel :
Anna vous partage l’essentiel :
Le message d’accueil téléphonique joue un rôle crucial dans l’expérience client. Ce premier contact permet non seulement de guider l’appelant mais aussi de véhiculer l’image et les valeurs de l’entreprise.
Pour cette raison, il est important de soigner la création des annonces vocales. Pour accompagner les entreprises dans cette démarche, cet article présente tout ce qu’il y a à savoir sur les différents types de messages d’accueil et donne surtout des exemples concrets et prêts à l’emploi.
Qu’est-ce qu’un message d’accueil sur un téléphone ?
Un message d’accueil est une annonce audio diffusée aux personnes qui cherchent à contacter une entreprise par téléphone. Comme son nom l’indique, son rôle principal est d’accueillir les appelants et de les assurer d’être au bon endroit. Selon l’entreprise appelée, plusieurs messages d’accueil téléphonique peuvent être mis en place afin de délivrer différentes informations : horaires d’ouverture de l’entreprise, temps d’attente avant la mise en relation ou encore des indications pour naviguer dans un menu vocal et joindre un service spécifique.Les types de messages d’accueil en téléphonie professionnelle
Dans le domaine de la téléphonie d’entreprise, on distingue 4 types de messages d’accueil :-
- Le message pré-décroché : cette annonce vocale est la première entendue par les appelants avant que l’appel ne soit traité par le standard téléphonique de l’entreprise ou transféré vers un collaborateur. Son objectif est d’accueillir l’appelant au nom de l’entreprise et ainsi lui confirmer qu’il a composé le bon numéro.
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- Le message d’attente : ce message vise à faire patienter l’appelant avant sa mise en relation avec un conseiller de l’entreprise. Il peut simplement s’agir d’une musique, on parle alors de musique d’attente.
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- Le message d’occupation : cet audio est diffusé lorsque tous les collaborateurs d’une entreprise sont déjà en communication et qu’aucun service de file d’attente ou de messagerie professionnelle n’est mis en place. Il invite généralement l’appelant à réitérer son appel ou à utiliser un autre canal de communication, comme l’email.
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- Le message de répondeur ou messagerie vocale : ce type de message est sans doute le plus connu des quatre, car il est également utilisé par les particuliers sur leurs téléphones. Les professionnels utilisent également ce message pour inciter l’appelant à rappeler sur les horaires d’ouverture de l’entreprise, en laissant toutefois l’option de laisser un message vocal sur un répondeur.
Comment faire un bon message d’accueil téléphonique ?
Le message d’accueil d’une entreprise est le garant de son image de marque au téléphone. Il ne doit pas être laissé au hasard pour offrir la meilleure expérience aux appelants, qu’ils soient des clients ou de futurs clients. Voici donc 4 conseils pour faire un bon message d’accueil téléphonique professionnel :1. Avoir une identité sonore claire
Le nom de l’entreprise doit être annoncé dès les premières secondes du message. Et si l’accueil téléphonique se compose de plusieurs messages, il est important de conserver la même voix pour garantir une cohérence auprès des appelants. Enfin, une entreprise peut choisir d’intégrer une musique pour accompagner ses messages. Il est alors important de veiller à ce qu’elle soit également uniforme pour tous les messages et que son volume sonore ne compromette pas la clarté du contenu.
2. Donner des informations précises
Lorsqu’une personne appelle une entreprise, elle cherche à parler à un humain. Il faut donc que les messages d’accueil donnent des informations précises et concises pour guider le plus rapidement possible l’appelant vers son interlocuteur. Et si ce dernier n’est pas immédiatement disponible, il est important d’informer sur le temps d’attente avant la mise en relation ou les heures auxquelles il sera joignable.3. Assurer une bonne qualité audio
Un bon message d’accueil téléphonique implique un fichier audio de qualité. La bonne qualité sonore assure la clarté du discours et des informations délivrés à l’appelant. Elle renforce également l’image professionnelle de votre entreprise.4. Travailler un script en amont
Bon message d’accueil et improvisation ne font pas bon ménage. Les informations fournies doivent être claires, concises et donc travaillées. L’entreprise doit prendre le temps de rédiger ses messages avant de les produire. Pour faciliter cette tâche, nous proposons justement différents exemples de messages génériques, que les entreprises peuvent librement personnaliser.Exemples de messages d’accueil professionnels
Exemples de messages pré-décrochés
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- « Bonjour et bienvenue chez _______ nous allons prendre votre appel dans quelques instants. »
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- « Bienvenue chez _______ et merci de votre appel. Vous allez rapidement être mis en relation avec l’un de nos conseillers. »
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- « Bonjour et bienvenue chez _______, votre partenaire pour [activité / secteur]. Merci de patienter, nos équipes vont rapidement traiter votre appel. »
Exemples de messages d’attente
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- « Merci de bien vouloir patienter, nous allons donner suite à votre appel »
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- « _______ s’efforce d’écourter votre attente. Votre appel va rapidement être pris en charge. Merci de votre patience ».
Exemples de messages d’occupation
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- « _______ est actuellement fermé. Nous sommes ouverts de _H à _H du ____ au _____. Merci de renouveler votre appel. »
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- « Bonjour et bienvenue chez _______. Tous nos conseillers sont actuellement en ligne, merci de renouveler votre appel dans quelques instants ou de vous rendre sur notre site Internet www. _______ com. »
Exemples de messages de répondeur ou messagerie vocale
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- « Bienvenue chez _______, nous sommes actuellement indisponibles pour prendre votre appel. Merci de renouveler votre appel ultérieurement ou de nous laisser vos coordonnées pour vous recontacter. »
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- « Bonjour et bienvenue chez _______. Nous ne pouvons pas prendre votre appel pour l’instant. Merci de nous laisser un message pour que nous puissions vous recontacter »
Bonus : Les messages d’accueil téléphonique originaux
Les messages d’accueil sont aussi l’occasion pour les entreprises de communiquer de manière originale. En accord avec leur image de marque, elles peuvent les utiliser pour présenter des offres promotionnelles ou simplement adapter leurs annonces vocales en fonction de certains événements comme les fêtes de fin d’années. Les entreprises proposent ainsi une expérience par téléphone personnalisée à leurs appelants. Voici un exemple de message d’accueil original pour les fêtes de fin d’années :-
- « Bonjour et bienvenue chez _______, Toute notre équipe profite de votre appel pour vous présenter ses meilleurs vœux pour l’année à venir ! Un de nos collaborateurs prendra votre appel dans quelques instants. Merci de patienter. »
