La téléphonie traditionnelle – celle qui passe par des lignes physiques ou par des cartes SIM – est progressivement en train de disparaître. En effet, de plus en plus d’entreprises adoptent des technologies VoIP qui offrent plus de flexibilité et d’évolutivité, améliorent la qualité des communications, réduisent les coûts (y compris pour les appels internationaux) et donnent accès à des fonctionnalités innovantes qui sont de véritables game changers pour les organisations.
Pour toutes ces raisons, l’obtention d’un numéro VoIP constitue un choix logique pour les entreprises, spécifiquement celles qui font de la relation client une priorité et/ou qui évoluent sur un marché fortement concurrentiel. Mais qu’est-ce qu’un numéro VoIP exactement, et comment l’obtenir ? C’est ce que nous allons voir.
Qu’est-ce qu’un numéro VoIP ?
Dans « numéro VoIP », il y a VoIP, qui est l’acronyme de Voice over Internet Protocol : la transmission de la voix par le réseau Internet. Une technologie qui permet de communiquer à l’oral ou par vidéo, en passant par le web plutôt que par les réseaux téléphoniques classiques – réseau commuté ou réseau mobile.
Hébergé dans le Cloud, le numéro VoIP fonctionne exactement comme un numéro traditionnel : on l’utilise pour passer ou pour recevoir des appels, ou encore pour les réorienter vers d’autres numéros. Mais il a la particularité d’être attribué à un utilisateur spécifique plutôt qu’à un terminal en particulier. Ce numéro est connecté à plusieurs autres numéros en interne, sélectionnés par l’entreprise, et peut être utilisé depuis n’importe quel type d’appareil : téléphone classique, ordinateur, smartphone ou tablette.
Quel type de numéro virtuel peut-on obtenir ?
Il existe différents types de numéros VoIP parmi lesquels votre entreprise peut choisir, selon ses besoins et l’ampleur de son activité :
- Les numéros nationaux, qui commencent par 09.
- Les numéros locaux, qui débutent par l’indicatif de la région souhaitée (de 01 à 05) : ils offrent l’avantage de renforcer la présence de l’entreprise sur un territoire donné.
- Les numéros gratuits (ou « numéros verts »), qui n’engendrent pas de frais téléphoniques pour les appelants : ils commencent par 0800, 0801, etc., pour les numéros à 10 chiffres ; par 116 pour les numéros à 6 chiffres ; par 34 pour les numéros à 4 chiffres.
- Les numéros internationaux, qui varient en fonction des pays, chacun ayant son indicatif dédié : +33 pour la France, +34 pour l’Espagne, etc.
Quels sont les avantages d’un numéro VoIP ?
Pour plus de 90 % des entreprises, le réseau téléphonique constitue le mode de communication privilégié : plus de la moitié d’entre elles s’en servent pour générer des ventes et 43 % pour faire du service client.
En quoi l’adoption d’un numéro VoIP peut-elle les aider dans leur business ?
- Les fonctionnalités : via une solution de téléphonie d’entreprise, le numéro VoIP donne accès à des fonctionnalités avancées qui permettent d’optimiser la gestion des appels, d’automatiser certaines tâches, et de personnaliser l’expérience des appelants. Par exemple : le routage intelligent des communications, les appels groupés, ou la mise en place d’un standard téléphonique. Chaque année, de nouvelles fonctionnalités innovantes voient le jour !
- La qualité des appels : une communication médiocre peut aboutir à des malentendus, voire à des pertes d’opportunités. Avec un numéro VoIP, les appels passent par Internet et offrent une qualité sonore optimale, d’une clarté absolue, en raison de la conversion numérique de la voix – à condition de bénéficier d’une connexion rapide et stable.
- La réduction des coûts : le fait de pouvoir accéder à un même numéro virtuel depuis différents appareils tend à limiter le nombre de terminaux nécessaires, et évite d’investir dans des appareils physiques supplémentaires. Plus généralement, la téléphonie IP s’avère moins coûteuse en termes d’infrastructures ; de plus, les prestataires proposent des formules tarifaires attractives.
- La souplesse : l’utilisation d’un numéro VoIP permet à chaque collaborateur de gérer ses appels avec un maximum de souplesse : il peut répondre depuis n’importe où via son ordinateur ou son smartphone, ou encore transférer l’appel vers un autre utilisateur disponible. En outre, chacun peut disposer d’un numéro local, national ou international, sans devoir jongler avec différentes lignes !
- L’évolutivité : un numéro virtuel est associé à un serveur en ligne : cela signifie qu’il est possible d’ajouter autant de numéros que désiré, en quelques clics, au gré de l’évolution de l’activité et des besoins de l’entreprise (par exemple : lorsque de nouveaux collaborateurs sont recrutés, ou de nouveaux services créés).
Comment obtenir votre numéro VoIP ?
Pour obtenir un numéro VoIP, vous devez suivre quatre étapes :
- Sélectionnez votre fournisseur de téléphonie IP, en tenant compte de plusieurs critères : fonctionnalités nécessaires, types de numéros souhaités, niveau de sécurité désiré, exigences en matière de fiabilité et de qualité du service, tarification.
- Choisissez une formule de téléphonie en fonction de vos besoins. Les fournisseurs de services proposent généralement plusieurs formules afin de s’aligner sur les spécificités de leurs clients.
- Souscrivez l’offre qui vous convient et demandez à votre fournisseur d’éditer un numéro VoIP (ou plusieurs numéros).
- Configurez votre numéro et paramétrez les appareils à utiliser. Vous pouvez dès lors commencer à recevoir et à passer des appels via Internet.
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Le numéro VoIP n’est pas qu’une banale évolution, un simple marqueur du passage de la téléphonie classique à une forme de communication plus moderne. C’est surtout une solution qui offre aux entreprises de mieux gérer leurs appels entrants et sortants grâce à une meilleure qualité sonore et à une batterie de fonctionnalités pertinentes. Enfin, c’est aussi un moyen de piloter plus efficacement les appels dans une démarche data-driven, car il est infiniment plus facile de recueillir des données depuis un numéro virtuel !
