Chez Dexem, nous voyons chaque jour des entreprises repenser leur façon de communiquer. Les échanges vocaux ne se limitent plus au simple appel depuis un poste fixe. Il y a encore quelques années, les appels se faisaient derrière un combiné au bureau. Aujourd’hui, tout a changé : les outils collaboratifs, le télétravail, et bien sûr l’IA, ont redéfini la façon de communiquer. Avec un softphone, votre téléphone professionnel se transforme en application accessible partout, à tout moment, sur ordinateur et sur mobile.
Les habitudes de travail ont profondément évolué. Les collaborateurs sont mobiles, les équipes distribuées, et les clients attendent des réponses immédiates. Le softphone s’impose comme un outil naturel pour à ces nouveaux besoins : plus flexible, plus économique et surtout, plus intelligent. Et nous accompagnons de nombreuses entreprises dans cette transition vers une téléphonie cloud moderne.
Les fondamentaux techniques du softphone
Comprendre le fonctionnement du softphone
Le softphone est une application qui permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques via Internet, sans recourir à un téléphone physique. Installé sur ordinateur, tablette ou smartphone, il fonctionne avec un micro et des haut-parleurs intégrés ou un casque audio. Cette solution de téléphonie par internet élimine le besoin d’équipements spécifiques, offrant ainsi une alternative économique pour les entreprises.
Autrement dit, votre ordinateur devient votre téléphone. Pratique non ?
Son fonctionnement repose sur la conversion de la voix en paquets numériques transmis par une connexion Internet stable. Le protocole SIP (Session Initiation Protocol) est utilisé pour établir, modifier et terminer les communications entre utilisateurs. Il garantit des échanges fiables tout en maintenant une excellente qualité sonore. En intégrant ce type de technologie à leur infrastructure, les entreprises adoptent une solution de softphonie moderne et capable d’évoluer.
Notre client Côté Sushi a ainsi pu scaler sa téléphonie de 35 à plus de 200 restaurants, de manière très fluide avec des économies d’échelle importantes. Quand on sait qu’une partie non négligeable de leurs commandes se fait par appel, la téléphonie a un impact direct sur leur chiffre d’affaire !
La technologie VoIP au service du softphone
Reposant sur la technologie VoIP (Voice over IP), le softphone transmet la voix par le biais d’Internet plutôt que par les lignes traditionnelles. Cette approche s’inscrit pleinement dans l’univers de la téléphonie par internet, permettant aux professionnels d’optimiser leurs communications avec des outils souples et peu coûteux. Elle facilite aussi l’organisation de visioconférences sans nécessiter d’installation matérielle supplémentaire.
Autre avantage : sa compatibilité étendue avec divers appareils connectés. Le softphone peut être utilisé sur un PC Windows, un Mac, un appareil sous Linux ou encore depuis un smartphone Android ou iOS. Il fonctionne également dans un navigateur web sur Chromebook. Grâce à cette accessibilité élargie, les équipes peuvent gérer leurs appels professionnels où qu’elles se trouvent, une flexibilité précieuse pour accompagner le travail hybride.
Avantages économiques et organisationnels
Bénéfices économiques et flexibilité d’usage
Adopter le softphone permet aux entreprises de réduire considérablement leurs coûts liés à l’infrastructure téléphonique classique. En supprimant l’achat de combinés fixes ou d’un standard physique complexe, elles rationalisent leurs investissements tout en gagnant en efficacité opérationnelle.
Pour une équipe de 10 personnes qui s’équipent chez Dexem, c’est plus de 60% d’économie sur le poste de coûts « téléphonie d’entreprise ». Et vous pouvez conserver vos numéros, grâce à la portabilité.
Le softphone s’inscrit dans une logique simple : centraliser les échanges dans des outils numériques modernes et flexibles, adaptés à vos équipes et à votre rythme de travail. Facilement adaptable à toutes tailles d’entreprise, elle accompagne aussi bien les structures en croissance que celles réparties sur plusieurs sites géographiques.
Centralisation efficace de la gestion des appels
Avec le softphone, tous les appels sont centralisés dans une interface unique accessible depuis n’importe quel appareil autorisé. Cette centralisation optimise la gestion du service client en facilitant l’accès aux données vocales essentielles.
L’adoption d’un logiciel dédié, comme Call Manager, permet également l’enregistrement automatique des échanges, leur archivage sécurisé ainsi qu’une analyse détaillée du parcours client si nécessaire. Ces fonctionnalités avancées issues directement des solutions modernes de téléphonie d’entreprise renforcent considérablement la qualité du suivi client.
En misant sur ces outils performants au cœur d’une stratégie de softphonie bien pensée, les entreprises améliorent durablement leur réactivité tout en assurant une continuité optimale dans leurs interactions commerciales quotidiennes.
Connexion avec l’écosystème numérique de l’entreprise
Intégration transparente aux outils métiers
Le softphone s’intègre facilement aux principaux outils utilisés par les équipes commerciales et de support. Grâce à une connexion directe avec les logiciels de gestion de la relation client (CRM), il permet un accès immédiat aux informations lors des appels. Les fiches contact se mettent à jour automatiquement, offrant une vue complète du parcours client et facilitant la personnalisation des échanges. Cette intégration optimise la gestion des communications et renforce l’efficacité opérationnelle.
Vos contacts Salesforce ou Hubspot sont automatiquement mis à jour, avec les données d’appels. L’un de nos clients estiment avoir gagné près de 20 minutes après chaque appel avec l’intégration Hubspot. Et il est sûr que 100% des appels sont renseignés.
De plus, la synchronisation en temps réel entre le logiciel softphone et les outils professionnels simplifie le suivi des interactions téléphoniques. Chaque appel est enregistré dans le CRM, avec mise à jour automatique des notes et de l’historique. Toutes les conversations sont centralisées, ce qui évite les doublons ou pertes d’informations. Les équipes accèdent ainsi facilement à l’historique complet d’un contact sans changer d’outil, assurant une expérience fluide grâce à une téléphonie cloud bien intégrée.
Mise en œuvre simple du softphone dans votre organisation
L’installation du softphone dans votre entreprise est rapide sur tout appareil connecté : ordinateur, tablette ou smartphone. Il suffit de télécharger l’application via un navigateur web ou une boutique compatible pour que vos équipes puissent commencer à passer des appels après une authentification sécurisée. Ce processus réduit considérablement le délai de mise en place comparé aux systèmes de téléphonie traditionnels.
Avec cette solution qui transforme un ordinateur en téléphone fixe sur PC, vous éliminez le besoin d’un poste physique tout en conservant toutes les fonctionnalités essentielles. Pour accompagner cette transition numérique, Dexem soutient chaque projet afin de faciliter l’adoption du softphone par les utilisateurs. Une formation rapide centrée sur sa prise en main intuitive permet aux collaborateurs d’utiliser efficacement ses principales fonctions : appels, transferts, messagerie vocale…
Notre équipe Delivery reste disponible dès le lancement pour répondre aux questions et garantir la continuité du standard téléphonique dématérialisé.
Efficacité opérationnelle et mobilité professionnelle
Amélioration de la productivité au quotidien
Le logiciel softphone regroupe toutes les fonctions essentielles à la gestion des communications professionnelles : appels entrants et sortants, transfert vers un collègue, messagerie instantanée ou encore enregistrement automatique. En rassemblant ces fonctionnalités dans un seul outil numérique basé sur la téléphonie cloud, il limite les interruptions liées au passage entre plusieurs applications. Les équipes peuvent ainsi rester concentrées sur leurs tâches principales.
Par ailleurs, son fonctionnement identique sur tous types d’appareils garantit une expérience fluide pour tous les utilisateurs. Que vos collaborateurs soient au bureau ou en déplacement avec un ordinateur portable ou un mobile professionnel, ils bénéficient toujours du même environnement ergonomique. Cela facilite leurs échanges tout en réduisant le risque d’erreurs dues à une navigation complexe entre différents systèmes.
Résultat : une meilleure productivité et moins de frustration liée aux outils disparates.
Dispositif incontournable pour la mobilité et le télétravail
Un atout majeur du softphone réside dans sa capacité à gérer les appels professionnels depuis n’importe quel lieu disposant d’une connexion Internet fiable. Que vos équipes soient en télétravail ponctuel ou régulier, elles conservent toutes leurs fonctionnalités habituelles sans interruption ni perte de qualité sonore. La continuité de la téléphonie est ainsi assurée même lorsque les bureaux ne sont pas accessibles.
En supprimant le besoin d’équipements physiques comme une ligne fixe dédiée ou un standard classique (PABX), cette solution transforme votre environnement digital : elle fait office de téléphone fixe sur PC accessible partout où vous travaillez. C’est la solution idéale pour les équipes sur le terrain : vos commerciaux, techniciens ou managers restent joignables, qu’ils soient au bureau, chez un client ou sur la route.
Par exemple, chez l’un de nos clients, la disponibilité du softphone sur ordinateur ou via une application mobile, permet à leurs commerciaux sédentaires et terrains d’être toujours joignables où qu’ils soient.
Sécurité et qualité dans les communications cloud
Sécurité renforcée des communications professionnelles
Avec Dexem, chaque appel vocal effectué via notre solution softphone bénéficie d’un chiffrement avancé garantissant la confidentialité des échanges sensibles. Les protocoles sécurisés comme SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) ou ZRTP (Zimmermann Real-time Transport Protocol) sont utilisés, afin d’empêcher toute interception durant le transit vocal sur internet. Ces protections répondent aux exigences élevées attendues par nos interlocuteurs professionnels.
En complément du chiffrement vocal, nous déployons une infrastructure robuste intégrant une configuration QoS (Qualité de Service) dédiée à la voix sur IP (VoIP), en s’appuyant sur les partenariats premium exclusifs que nous avons avec des opérateurs français. Cette configuratino donne priorité au trafic vocal pour éviter retards ou coupures pendant vos communications importantes avec vos contacts stratégiques.
Des mises à jour régulières assurent également stabilité globale et sécurité face aux évolutions technologiques constantes liées à la téléphonie cloud moderne.
Téléphonie cloud avec softphone : vers une expérience client optimisée
L’usage du logiciel softphone favorise une réponse plus rapide et ciblée grâce au routage intelligent intégré dans notre plateforme cloud Dexem. Les appels sont dirigés automatiquement vers l’interlocuteur compétent selon différents critères tels que la disponibilité ou le domaine d’expertise, réduisant ainsi l’attente côté utilisateur tout en améliorant l’organisation interne autour des flux téléphoniques entrants.
Cette solution s’adapte particulièrement bien lors des périodes chargées comme les campagnes marketing intensives grâce à sa grande flexibilité technique : vous pouvez ajouter autant de lignes virtuelles que nécessaire sans équipement supplémentaire ni longs délais d’installation liés aux anciens systèmes de téléphonie physique. Le téléphone fixe sur PC devient alors un levier stratégique pour utiliser efficacement vos ressources humaines tout au long de l’année selon votre activité commerciale variable.
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erEn adoptant le softphone, vous transformez votre téléphonie en un véritable levier de performance. Disponible dans notre produit Call Manager, il se met en place très rapidement. Moins de contraintes matérielles, plus de flexibilité, une meilleure expérience client. Par expérience, ce sont autant d’atouts pour soutenir vos équipes dans un monde de plus en plus digital, qui s’appuie à une vitesse effrénée sur l’IA.
Chez nos clients, nous voyons la téléphonie cloud comme une évolution naturelle : elle remet l’humain au cœur des échanges, tout en tirant parti de l’intelligence artificielle pour gagner en efficacité et en réactivité.
