Challenge
Chez Kinécaluire, ce sont près de 60 appels entrants qui doivent être traités par jour. Un volume d’appels conséquent qui, au fur et à mesure des années, a participé à complexifier la gestion des appels en interne. En effet, le cabinet s’est rapidement trouvé dans l’incapacité de gérer l’ensemble des appels et d’assurer manuellement les transferts d’appels entre chaque confrère.
La joignabilité du cabinet étant déterminante pour assurer la santé des patients, Kinécaluire était à la recherche d’une solution de gestion des appels simple, professionnelle et rapide à mettre en place.
Pour le cabinet, il était essentiel que cette solution puisse automatiser les transferts d’appels pour faciliter la mise en relation des patients avec leur praticien habituel et pour que chacun d’entre eux puisse être autonome dans la gestion de ses appels.
Solutions
Kinécaluire fait confiance au serveur vocal interactif Dexem Cloud IVR pour améliorer la gestion de ses appels entrants. Ensemble, nous avons créé une application vocale qui répond aux besoins spécifiques du cabinet et ce, grâce à un calendrier, un menu, et le paramétrage de différents transferts d’appels.
La configuration d’un menu vocal permet de faciliter la mise en relation entre les patients et leur praticien habituel. Autrement dit, chaque touche du clavier téléphonique correspond à un kinésithérapeute. Après sélection de l’une des touches, le transfert de l’appel est automatiquement effectué sur le téléphone portable du praticien concerné. Pour Kinécaluire, il était important que chaque kinésithérapeute du cabinet puisse traiter les appels pour lesquels il est concerné.
Chacun de ces paramétrages est modifiable à tout moment dans l’interface Web d’administration. Le cabinet peut, en toute autonomie, décider d’ajouter ou de modifier un transfert, de modifier les horaires de son établissement ou encore de modifier les modalités des alertes appels manqués.
Résultats
La solution Cloud IVR permet à l’ensemble des kinésithérapeutes du cabinet de gérer leurs appels entrants en toute sérénité et de manière autonome.
La simplicité d’utilisation de la plateforme permet au cabinet d’éviter les contraintes d’un serveur physique, d’écouter les messages à distance, de modifier les paramètres de l’application vocale ou encore, de gérer les appels en fonction des différentes disponibilités.
Le paramétrage de transferts d’appels sur portables permet à Kinécaluire de travailler dans un environnement calme ou chacun gère ses appels entrants depuis son téléphone mobile, sans être interrompu par les sonneries d’un téléphone fixe qu’il faut gérer à tour de rôle. Cela permet davantage de concentration mais également plus de temps passé avec les patients.
Cloud IVR a permis à Kinécaluire de profiter d’une solution simple, rapide et professionnelle qui participe à l’amélioration de la gestion des appels entrants, ainsi que de l’environnement de travail de chacun des praticiens du cabinet.
